Support et Qualibee Admin

Utilisez cette page lorsque vous ne pouvez pas terminer le travail Formation. Elle répond à une question : corriger soi-même, demander à Qualibee Admin, ou demander au Support ?

Le travail quotidien (lire les KPI, planifier les sessions, marquer terminé, téléverser ou télécharger les certificats) reste aux coordinateurs et responsables de site. Qualibee Admin et le Support ne font pas ce travail à votre place.

Sélectionnez toujours le bon client dans l’en-tête de l’application en premier.

Trois canaux — gardez-les séparés

Canal	Qui	Mission en une ligne
Vous	Coordinateur / responsable de site	Corriger les erreurs de parcours sur votre écran
Qualibee Admin	Rôle in-app pour ce client	Créer / modifier / supprimer le personnel ; Inscrire à des formations
Support	Assistance produit / plateforme	Formations, programmes, années académiques, groupes de formation, Postes / Région / Unité opérationnelle, import en masse, accès menu, pannes, bugs produit

Vous d’abord (client, planifier avant de terminer, fichier certificat)
  → Besoin d’un membre du personnel créé, modifié, supprimé, ou inscrit à un programme
      → Qualibee Admin
  → Besoin d’une formation, d’un programme, d’une année académique, d’un groupe de formation, d’un poste/région, d’un import en masse, du menu, ou la plateforme est cassée
      → Support

Ne demandez pas à Qualibee Admin de créer des formations, des programmes, des années académiques, ou des groupes de formation — c’est le Support.

Ne demandez pas au Support d’ajouter un membre du personnel ou de l’inscrire lorsque Admin peut le faire sur Habilitations — c’est Qualibee Admin.

Ce que Qualibee Admin peut faire

Qualibee Admin travaille sur Habilitations (/habilitations) pour le client sélectionné. Le périmètre est étroit. Le contrôle de rôle Vue est Qualibee Admin ou System Manager.

Admin possède

Zone	Ce qu’Admin fait
Personnel	Ajouter un personnel, Modifier, Supprimer (supprimer retire les inscriptions, plannings et certificats)
Inscription	Inscrire à des formations — Programme, Année académique, date de la dernière formation facultative

Admin ne possède pas

Pas le travail d’Admin	Qui
Créer une Formation ou définir ans/mois	Support
Créer un Programme et y rattacher des formations	Support
Créer une Année académique	Support
Mettre le personnel dans un groupe de formation	Support
Créer Postes, Régions, Unités opérationnelles	Support
Import en masse du personnel ou des inscriptions	Support
Accorder le menu RH & Compétences / accès User	Support
Planifier une session, Marquer terminé, téléverser le fichier certificat	Coordinateur
Site down, connexion cassée pour tout le monde, bug produit alors que les référentiels sont OK	Support

Si Ajouter un personnel est masqué, l’utilisateur connecté n’est pas Qualibee Admin. Message sur le formulaire personnel : Vous n'êtes pas autorisé à gérer le personnel. Cette action nécessite le rôle Qualibee Admin.

Ce que le Support peut faire

Le Support gère les référentiels, groupes, chargement en masse, et la plateforme — tout ce qui est hors du travail Vue personnel / inscription d’Admin.

Le Support possède

Zone	Ce que le Support fait
Formations	Créer les formations ; définir la répétition ans / mois
Programmes	Regrouper les formations pour que l’inscription crée les enregistrements
Année académique	Une année qui couvre aujourd’hui (requise pour inscrire)
Groupe de formation	Affecter le personnel à un groupe pour qu’une échéance puisse être enregistrée
Référentiels org	Postes, Régions, Unités opérationnelles utilisés sur le personnel
Import en masse	Charger beaucoup de personnel ou d’inscriptions
Personnes / accès	Chaîne employé client → User ; menu RH & Compétences
Disponibilité	Application indisponible ; connexion impossible pour beaucoup d’utilisateurs
Infrastructure	Téléversement de fichiers ou messagerie cassés pour tous les clients / tous les modules
Défauts produit	Plantages ou comportement incorrect alors que les référentiels et l’inscription semblent corrects

Le Support ne possède pas

Pas le travail du Support	Qui
Ajouter / modifier / supprimer un membre du personnel dans l’application	Qualibee Admin
Inscrire une personne dans un programme existant	Qualibee Admin
Planifier / terminer / fichier certificat / tri KPI au quotidien	Coordinateurs

Avant de contacter quiconque

Bon client dans l’en-tête ?
Règles de parcours — échéance définie avant Marquer terminé ? Fichier certificat joint ?
Des enregistrements existent ? Détail du personnel ou Habilitations doivent afficher les formations après inscription.
Quel trou ? Personnel / inscription manquants → Admin. Formation / programme / année académique / groupe de formation / menu manquants → Support.

Symptôme	Qui
Personnel du mauvais client	Vous — changez de client
Tableau de bord vide parce qu’aucun client n’est sélectionné	Vous — sélectionnez un client
Impossible de Marquer terminé — pas d’échéance	Vous — Reprogrammer / Définir une échéance d’abord
Impossible de Marquer terminé — certificat obligatoire	Vous — joignez le fichier
Personnel masqué sur Habilitations	Vous — Afficher tout le personnel / passez à Tout le personnel
Besoin d’ajouter, modifier ou supprimer du personnel	Qualibee Admin
Besoin d’inscrire quelqu’un à un programme	Qualibee Admin
Inscription bloquée : déjà inscrit à ce programme	Vous / Admin — choisissez un autre programme ou laissez tel quel
Inscription bloquée : aucune année académique ne couvre aujourd’hui	Support
Inscription bloquée : aucun programme configuré	Support
Impossible de définir une échéance — personnel hors Student Group	Support
Pas de menu RH & Compétences	Support
Besoin d’un import en masse	Support
Application down / connexion échoue pour beaucoup d’utilisateurs	Support

Contacter Qualibee Admin lorsque

Fiches personnel et inscription dans un programme existant → Qualibee Admin.

Situation	Pourquoi Admin
Besoin d’ajouter un membre du personnel	Ajouter un personnel sur Habilitations
Besoin de corriger le poste, la région, l’e-mail, ou le drapeau Actif	Modifier le personnel
Besoin de retirer une personne et son historique de formation	Supprimer le personnel (définitif)
Le personnel existe mais n’a pas de formations	Inscrire à des formations
La date de la dernière formation doit être enregistrée à l’inscription	Date de la dernière formation facultative à l’inscription (pas dans le futur)

Si le sélecteur Programme est vide, ou si l’Année académique manque → Support, pas Admin.

Contacter le Support lorsque

Formations, programmes, années académiques, groupes de formation, référentiels org, import en masse, accès, pannes, et bugs produit → Support.

Situation	Pourquoi Support
Pas de formation, ou répétition ans/mois non définie	Référentiel Formation — Admin ne peut pas créer de formations
Pas de programme pour inscrire	Référentiel Programme
Aucune année académique ne couvre aujourd’hui	Référentiel Année académique
Impossible d’enregistrer une échéance : personnel hors groupe de formation	Appartenance au groupe — pas sur la modal d’action Vue
Sélecteurs Poste / Région / Unité opérationnelle vides	Référentiels org
Charger en masse beaucoup de personnel ou d’inscriptions	Import en masse — Admin ne peut pas le lancer
Employés manquants / User non lié / pas de menu RH & Compétences	Accès / permissions
Même plantage ou échec de téléversement pour tous les clients	Produit / infrastructure
Impossible de se connecter / application down pour beaucoup d’utilisateurs	Plateforme

Ce que signifie « prêt pour la formation »

Client + personnes prêts                      → Support si manquant
    → Les formations existent (ans/mois)      → Support
    → Le Programme regroupe ces formations    → Support
    → L’année académique couvre aujourd’hui   → Support
    → Personnel dans un groupe de formation   → Support
    → Personnel créé                          → Qualibee Admin
    → Personnel inscrit au Programme          → Qualibee Admin
    → Les enregistrements apparaissent

Sur Suivi Formations et Habilitations, vous pouvez vérifier :

Vérification	Attendu
Détail du personnel	Lignes personnel + formation
Habilitations	Cartes personnel avec formations
Modal d’action	L’échéance peut être enregistrée ; puis Marquer terminé avec un fichier

Listes vides alors qu’Admin a déjà inscrit du personnel → Support (lien client, accès, ou référentiels). Listes vides parce que personne n’a encore été créé → Qualibee Admin.

Quoi envoyer

Nom du client (depuis l’en-tête)
Nom du personnel et formation (et nom de l’enregistrement si vous l’avez)
Ce que vous voyez (Nouveau, Planifié, Conforme, En retard, texte d’erreur)
Ce que vous avez déjà essayé
Périmètre : vous seul / ce client / tous les clients
Capture d’écran ou texte d’erreur exact
Indiquez si vous avez besoin d’Admin (personnel / inscription) ou du Support (formation / programme / groupe / accès / plateforme)