Travailler avec les templates
Les templates sont des modèles réutilisables. Ce ne sont pas des documents clients actifs.
Un template affiche le badge Template. Créez un document client actif avec Créer une Instance (sur la fiche du template) ou le + (sur la Cartographie des Processus), puis faites passer le document dans le cycle de vie habituel.
Template vs document actif
| Template | Document actif | |
|---|---|---|
| Objectif | Modèle réutilisable | Document client contrôlé |
| Statut | Template | Flux normal (Brouillon → … → Approuvé) |
| Action principale | Créer une Instance / + | Soumettre / Revue, vérifier, approuver |
| Contenu | Modèle (Collabora) | Rédigé et approuvé pour ce client |
Créer à partir d’un template
Sélectionnez toujours le client dans l’en-tête en premier (obligatoire). Erreur « client manquant » ? Corrigez le sélecteur d’en-tête et réessayez.
Cartographie des Processus (le plus courant)
- Barre latérale → Processus → Cartographie des Processus.
- Confirmez le client dans l’en-tête.
- Passez en Mode Modèles (pas Mode Instances).
- Optionnel : + Parcourir les Catalogues de Modèles pour choisir un autre catalogue (Trame).
- Ouvrez les dossiers sur la carte jusqu’au template voulu (clic sur la carte ou >).
- Cliquez sur le + de ce template.
Note : Vérifiez le Mode Instances ou Tous les Documents pour le nouveau Brouillon (version 1.0).
Les cartes dossier peuvent aussi afficher Modèle et + (elles créent la structure de groupe). Pour un seul document contrôlé, descendez dans l’arborescence et utilisez + sur un template de document.
Ce qui est copié
Le sujet, le type, le code court et les champs d’en-tête associés sont repris.
Sites, salles, Utilisateurs qualité et diffusion ne sont pas copiés par défaut — réglez-les sur le nouveau document.
Le contenu démarre depuis le fichier Collabora du template lorsqu’il est disponible. Même éditeur que pour tout document (voir le guide Collabora).
Ce que vous voyez sur un template
Sur la Cartographie des Processus (Mode Modèles) :
- Badge Modèle sur les cartes / lignes
- + pour créer une instance
- Bascule Mode Modèles / Mode Instances
- + Parcourir les Catalogues de Modèles pour les catalogues
Sur la fiche du template :
- Badge Template
- Créer une Instance dans l’en-tête
- Progression du flux et Actions masquées
Vous pouvez encore voir l’aperçu et d’autres onglets. Traitez-le comme un modèle — n’approuvez pas le template lui-même.
Catalogues et Support
Il n’y a pas de menu séparé « Bibliothèque de templates ». Les catalogues de modèles s’ouvrent depuis la Cartographie des Processus via + Parcourir les Catalogues de Modèles.
Créer ou corriger des templates peut être limité dans l’application. Si vous ne pouvez pas le faire vous-même, contactez le Support.
Règles rapides
- Templates = modèles uniquement → utilisez Créer une Instance ou le + de la Cartographie des Processus pour le travail actif
- Sélectionnez le client avant de créer une instance
- Cartographie des Processus : utilisez Mode Modèles, puis + (la nouvelle page peut ne pas s’ouvrir automatiquement)
- Après création depuis la carte, vérifiez le Mode Instances ou Tous les Documents
- Vérifiez les Utilisateurs qualité et l’applicabilité sur le nouveau document
- N’approuvez pas le template lui-même
- Les dossiers de Tous les Documents classent uniquement (pas de circuit d’approbation) ; les templates dossier de la Cartographie des Processus peuvent quand même utiliser +